Si ce n'est pas déjà fait, créez une liste de diffusion "maison" incluant les adresses électroniques de vos membres. Vous pourrez ensuite leur expédier un courriel en un seul clic. Votre premier message devrait leur demander si elles souhaitent recevoir vos courriels de temps en temps. Ou encore, lors du renouvellement de votre membership, offrez-leur de les abonner à votre liste de diffusion. Vous pourriez aussi créer d'autre listes pour votre conseil d'administration, vos comités de travail et coalitions, les femmes et les groupes qui souhaitent être tenus au courant sur vos activités, etc.

Que vous utilisiez le logiciel de courriel de Netscape, Outlook ou un autre, le carnet d'adresses (Address Book) offre toujours la possibilité de créer une liste (Netscape) ou un groupe (Outlook), ce qui est la même chose nommée différemment. Le processus est semblable à celui-ci.

Les listes automatisées

LES LISTES DE DIFFUSION ET DE DISCUSSION : PAREIL OU PAS PAREIL ?
Non, ce n'est pas la même chose même si on s'y abonne et qu'on les gère de la même façon. Seule l'administratrice d'une liste de diffusion peut faire parvenir des courriels aux abonné-es, alors que toutes les abonné-es d'une liste de discussion peuvent en transmettre. C'est la personne qui la crée (l'administratrice) qui choisit le type de liste qu'elle désire mettre sur pied. Ça dépend des objectifs visés. Pour développer des liens et partager des informations, une liste de discussion s'impose. Si vous souhaitez plutôt seulement tenir vos abonné-es régulièrement au courant sur ce que fait votre organisme, une liste de diffusion est plus appropriée. Le grand avantage de ces listes automatisées est que vous n'avez pas à intervenir pour maintenir les adresses de courriel à jour, comme c'est le cas pour une liste "maison" réalisée avec le carnet d'adresses d'un logiciel de courriel. Ce sont les abonnées qui s'en occupent elles-mêmes au moyen de courriels expédiés au logiciel qui les gère.

Pour en savoir plus, consultez cette page du site du Collectif québécois de conscientisation qui explique clairement ce qu'est une liste de discussion. Pour sa part, PAR-L a développé une ressource en ligne qui répond à toutes sortes de questions. Il n'est pas nécessaire de tout connaître à ce sujet avant de vous abonner à une liste automatisée, mais en cas de besoin, c'est une excellente ressource à consulter.

VIVA EL DELETE LIBRE !
En s'abonnant à une liste de discussion, beaucoup craignent de crouler sous une grande quantité de messages. Dans certaines listes, plusieurs messages circulent chaque jour, mais comme ceux-ci ne vont sont pas personnellement destinés, vous n'avez donc pas à en prendre nécessairement connaissance. La gestion des courriels reçus peut donc très bien se faire rapidement. Il suffit de jeter un coup d'oeil sur les titres des messages pour savoir s'ils vous intéressent ou pas et d'utiliser la touche "delete" (supprimer) sans tarder dans le dernier cas. Personne ne vous en tiendra rigueur. Quand vous manquez de temps, entrez dans le cercle des Viva el delete libre! en envoyant allègrement à la poubelle même les messages que vous intéresseraient. Vous pouvez bien sûr les classer dans un dossier que vous consulterez à un autre moment, mais il y a de fortes chances pour que ce soit inutile puisque d'autres messages continueront d'arriver et ainsi de suite.

De plus, la plupart des logiciels de courriel offrent une option qui permet de filtrer les messages selon vos goûts. Au lieu de les recevoir en vrac dans la boîte de courriels entrants, vous pouvez donc les envoyer directement dans un dossier à consulter quand ça vous chante. S'il vous arrive de rêver de ne plus voir passer les messages d'un-e abonné-e en particulier, au lieu de vous désabonner d'une liste, vous pouvez aussi filtrer ses courriels pour qu'ils aillent directement à la poubelle. Rien ne vous empêche non plus de vous désabonner d'une liste si vous estimez que les messages transmis ne correspondent ni à vos intérêts ni à vos besoins.

Allez hop! Comment puis-je filtrer mes messages ?

Abonnez-vous !

Abonnez-vous dès maintenant à deux ou trois listes de discussion publiques. Quand vous aurez besoin de diffuser largement un message qui respecte les buts de ces listes, vous pourrez rejoindre des centaines de personnes en quelques minutes. Ces envois se font de la même façon que tout autre courriel. Cependant, notez que les pièces jointes ne sont pas transmises. Mettez aussi un titre clair et sans accents, sinon à la réception, il ressemblera à ceci :

              Subject: Femmes =?UNKNOWN?Q?Qu=E9bec_-?= 1er octobre
              qui est moins attrayant que :
              Subject: Femmes Quebec 1er octobre
              et probablement moins lu.

Voici quelques listes de diffusion et de discussion particulièrement pertinentes voire INCONTOURNABLES pour les féministes et groupes de femmes du Québec et du Canada :

• netfemmes : c'est un espace d'échange pour les féministes francophones; nous sommes environ 400 abonné-es. Il est très simple de s'y abonner ou de modifier vos options d'abonnement en allant dans la page Web de la liste, qui vous donne aussi accès aux archives des messages.
  
  
  
• agenda militant : chaque semaine, cette liste de diffusion vous informe sur les événements militants de la région montréalaise. On s'y s'abonne en faisant parvenir un courriel ordinaire à calendrier@videotron.ca et on envoie ses annonces à la même adresse.
  
  
  
• par-l : une liste bilingue (ang. et fr.) sur les politiques, actions et recherches intéressant Canadiennes et Québécoises; nous sommes plus de 1.400 abonné-es. Même si celles-ci sont plus souvent anglophones que francophones, vous seriez étonnée par le nombre de femmes anglophones qui font l'effort de lire les messages en français qui y circulent. On s'abonne en envoyant le message suivant :
                subscribe PAR-L vos prénom et nom
                à
                PAR-L-SERVER@UNB.CA
  en laissant en blanc le "Sujet" du message et en n'utilisant pas de signature automatique personnalisée.

Comment s'abonner par courriel à une liste automatisée ?

De grâce, désabonnez-vous d'une liste en suivant les instructions incluses dans le message de bienvenue et non pas en demandant aux autres abonné-es de vous désabonner. C'est un logiciel qui gère les listes automatisées. En gros, il suffit de lui faire parvenir un courriel vide avec les mots unsubscribe. Quand une liste est bien gérée, en bas de tous les messages transmis se trouvent les instructions pour se désabonner ou l'adresse de la page Web qui permet de le faire.

Créez une liste automatisée

Créez vos propres listes de discussion automatisées. Vous pouvez vous y prendre de plusieurs façons.

Le site des groupes YAHOO! permet de créer facilement et sans frais des espaces d'échange et de discussion dans plusieurs langues dont le français. Avec la création d'une liste de discussion ou de diffusion, ce type de service inclut aussi un espace Web archivant les messages transmis tout en permettant de mettre en ligne des documents et des photos, de créer un agenda, des pages d'hyperliens, des bases de données, etc. Voir par exemple, le site de la liste de discussion d'Action des femmes handicapées de Montréal et la liste de diffusion IlnuNetNews qui diffuse des nouvelles autochtones en français. Cependant, quand il y a un certain nombre d'abonnées (50? ou plus?, nous ne le savons pas exactement), les messages transmis par Yahoo! s'agrémentent de publicité. Mais pour des comités de travail, des conseils d'administration, des équipes de travailleuses, etc., les groupes YAHOO! sont très pratiques tout en étant épargnés par la publicité.

On peut aussi utiliser des services payants qui configurent votre liste selon vos besoins. Par exemple, GreenNet offre ce service. Si vous payez l'hébergement d'un site Web, il y a de fortes chances pour que votre fournisseur inclut dans son forfait la mise sur pied de listes à configurer vous-même. Si vous n'êtes pas familière avec ces outils, vous aurez à y consacrer plus de temps. Toutes ces solutions sont idéales pour une liste que vous prévoyez utiliser à long terme ou encore avec un bon nombre d'abonné-es. À noter que les services gratuits peuvent toujours fermer sans crier gare et ajouter toujours plus de publicité.

Voici comment créer une liste avec les groupes YAHOO!

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